PEDOMAN

KEADMINISTRASIAN DAN KEUANGAN

OSIS MTs. SYAFIIYAH BESUK PROBOLINGGO

LEMBAR PENGESAHAN

Pedoman Keadministrasian dan Keuangan

OSIS MTs. SYAFIIYAH Besuk Probolinggo

Besuk, ………………………………2019

Ketua MPK	Ketua OSIS
_____________	NURIL HIDAYATI

Mengetahui,

Kepala MTs. Syafiiyah	Pembina OSIS
AMINUDDIN, SH	SIBAWEH, S.Pd

PEDOMAN ADMINISTRASI

BAB I

ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN

Pasal   1

Level Keadministrasian

Kegiatan keadministrasian Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) MTs. Syafiiyah dilakukan dalam 3 (tiga) tingkatan atau di tiga wilayah :

1.       Keadministrasian Persidangan. Adalah kegiatan keadministrasian yang dilaksanakan pada dan oleh pengurus Majelis Perwakilan Anggota;

2.       Keadministrasian OSIS. Adalah kegiatan keadministrasian yang dilaksanakan pada dan oleh para pengurus harian OSIS, baik surat-menyurat (sekretaris dan Wakil Sekretaris), maupun keuangan (Bendahara dan Wakil bendahara) OSIS;

3.       Keadministrasian UKS. Adalah kegiatan keadministrasian yang dilaksanakan pada dan oleh para pengurus Unit Kegiatan Siswa/siswi (Sekretaris UKS), baik surat-menyurat maupun keuangan.

Pasal 2

Wewenang Masing-Masing Level

1.       Keadministrasian Persidangan berwenang melakukan :

a.       Menerbitkan surat-surat ketetapan yang mewakili dan mengatasnamakan Majelis Perwakilan Anggota (MPK);

b.      Pengumuman-pengumuman internal maupun eksternal yang mewakili atau mengatasnamakan MPK;

c.       Pencatatan sirkulasi keuangan MPK.

2.       Keadministrasian OSIS berwenang melaksanakan :

a.       Surat-menyurat internal maupun eksternal kepada atau mewakili dan atas nama OSIS MTs. Syafiiyah Besuk;

b.      Pengumuman internal maupun eksternal yang melibatkan seluruh anggota OSIS mapun publik, dan yang mengatasnamakan OSIS MTs. Syafiiyah Besuk;

c.       Keterangan-keterangan menyangkut status keanggo-taan, perilaku anggota, klarifikasi, dan lainnya yang mengatasnamakan OSIS MTs. Syafiiyah Besuk;

d.      Pencatatan sirkulasi keuangan OSIS MTs. Syafiiyah Besuk.

3.       Keadministrasian UKS berwenang melaksanakan :

a.       Surat-menyurat internal maupun eksternal dalam lingkup OSIS yang mewakili dan atas nama UKS;

b.      Pengumuman-pengumuman yang melibatkan seluruh anggota OSIS yang mewakili dan atas nama UKS, dengan diketahui ketua OSIS dan Pembina Pusat.

c.       Keterangan-keterangan menyangkut status keanggotaan UKS, klarifikasi dan lainnya yang mengatasnamakan UKS;

d.      Pencatatan sirkulasi keuangan kegiatan UKS.

BAB II

SURAT-MENYURAT

Pasal 3

Penomoran

1.       Penomoran surat pada level MPK menyesuaikan ketentuan jenis surat :

a.    Surat-surat ketetapan sidang MPK menggunakan kode; nomor ketetapan/sidang yang menetapkan/. Contoh : Ketatapan No. 01/SU-MPK/2019;

b.    Surat-surat selain poin (a) menggunakan kode-kode; nomor-perihal / tujuan / nama organisasi - domisili organisasi/bulan/tahun. Contoh :

        025-Ud/00/MPK-MTs/VII/2019.

2.       Penomoran surat pada level OSIS menggunakan kode-kode; nomor-perihal/tujuan/nama organisasi-domisili organisasi/bulan/tahun. Contoh :

        041-Ph/01/OSIS-MTs/VII/2019.

3.       Penomoran surat pada level UKS menggunakan kode-kode; nomor urut-perihal/tujuan/nama organisasi/domisili organisasi/bulan/tahun. Contoh :

        003-Pt/01/UKS-MTs/VII/2019.

Pasal 4

Kode-kode Surat

Rincian kode-kode surat terdiri dari :

       

LINGKUP

KODE

PENJELASAN

Perihal	Ud	Undangan
	Pb	Pemberitahuan
	Pt	Pengantar
	Ph	Permohonan
	Pm	Peminjaman
	Pj	Perijinan
	Kt	Keterangan
	Rk	Rekomendasi
	Dg	Delegasi
	Kp	Keputusan
	Ks	Kuasa
	Md	Mandat

Tujuan	00	Internal anggota OSIS
	01	Internal MTs. Syafiiyah dan YASBAHUH
	02	Eksternal pemerintahan
	03	Eksternal lembaga/organisasi
	04	Eksternal masyarakat
	05	Lain-lain

Pasal 5

KOP Surat

1.      Logo Organanisasi Kemahasiswaan berada di sebelah kiri atas kertas dengan menulis disamping logo Nama organisasi.

2.      Tulisan nama organisasi pada kop dicetak lebih tebal (bold) dari lainnya.

3.      Alamat lengkap, telepon, kode pos, dituliskan di bawah identitas organisasi.

Pasal 6

Ukuran Kertas

Ukuran Kertas surat yang standar dipergunakannya adalah   kertas folio atau kwarto.

Pasal 7

Macam-macam Surat

1.     Surat Undangan (Ud), adalah surat yang disampaikan untuk meminta seseorang menghadiri acara tertentu;

2.     Surat Pemberitahuan (Pb), adalah surat yang dibuat untuk memberitahukan kepada seseorang mengenai suatu hal;

3.     Surat Pengantar (Pt), adalah surat yang dibuat sebagai bukti atau memberikan arahan dan tata cara menggunakan lampiran surat tersebut;

4.     Surat Permohonan (Ph), adalah surat yang dibuat untuk memohon kesediaan, bantuan, dan pertisipasi aktif dari seseorang atau lembaga;

5.     Surat Peminjaman (Pm), adalah surat yang dibuat untuk meminjam kepada seseorang atau lembaga sarana/ fasilitas tertentu untuk kepentingan suatu kegiatan.

6.     Surat Perijinan (Pj), adalah surat yang dibuat untuk meminta seseorang atau lembaga mengizinkan menyelenggarakan suatu kegiatan dan menggunakan fasilitas yang ada.

7.     Surat Keterangan (Kt), adalah surat yang dibuat untuk menegaskan atau memberikan keterangan tentang kondisi dan status seseorang;

8.     Surat Rekomendasi (Rk), adalah surat yang dibuat untuk menawarkan atau menyarankan sesuatu kepada seseorang atau lembaga;

9.     Surat Delegasi (Dg), adalah surat yang dibuat untuk mendelegasikan seseorang mengikuti suatu acara atau kegiatan.

10.  Surat Keputusan (Kp), adalah surat yang dibuat untuk menetapkan satu atau beberapa hal didasarkan pada alasan-alasan dan konsideran tertentu.

11.  Surat Mandat (Md), adalah surat yang dibuat kepada seseorang atau beberapa orang oleh ketua OSIS untuk mewakilinya keluar maupun kedalam dalam batas waktu yang ditentukan.

12.  Surat kuasa adalah surat yang dibuat kepada seseorang   atau beberapa orang oleh ketua OSIS untuk menguasai hak milik organisasi baik keluar maupun kedalam dalam batas waktu yang ditentukan.

13.  Proposal, adalah keterangan yang dibuat untuk melaporkan kegiatan yang akan dilaksanakan. Bentuk Proposal hendaknya sistematis seperti dibawah ini :

a.     Komposisi Proposal

1)    Latar Belakang Kegiatan

2)    Maksud dan tujuan kegiatan

3)    Nama dan bentuk Kegiatan

4)    Waktu, tempat   Pelaksanaan kegiatan

5)    Pelaksana kegiatan ( SK Terlampir)

6)    Peserta

7)    Pendanaan

8)    Saran-saran/Penutup

9)    Lampiran-lampiran

b.    Proposal ditandatangani oleh Ketua pelaksana, sekretaris dan diketahui Ketua OSIS dan Pembina;

c.     Proposal   disampaikan paling lambat 10 hari sebelum   pelaksanaan kegiatan;

d.    Jika kegiatan tidak dilaporkan pelaksanaanya, maka   kegiatan tersebut dianggap tidak dapat dipertanggung jawabkan oleh pihak MTs. Syafiiyah Besuk.

14.  Laporan adalah surat yang dibuat untuk melaporkan  kegiatan yang telah dilaksanakan. Bentuk surat laporan   hendaknya sistematis seperti di bawah ini :

a.     Komposisi laporan

1)    Latar Belakang Kegiatan

2)    Nama dan bentuk Kegiatan

3)    Waktu, tempat pelaksanaan kegiatan

4)    Pelaksana kegiatan

5)    Target kegiatan pada saat rencana, dan  kesesuaiannya dengan pada saat pelaksanaan kegiatan (hasil yang dicapai)

6)    Jumlah peserta (lengkap dengan daftar hadir)

7)    Ilustrasi pelaksanaan kegiatan (bentuk narasi)

8)    Hasil kegiatan dan dokumentasi

9)    Pendanaan

10) Saran-saran/Penutup

11) Laporan Penggunaan dana yang telah diberikan (lengkap dengan kwitansi)

b.    Laporan ditandatangani oleh Ketua Pelaksana, sekretaris dan diketahui Ketua OSIS dan Pembina;

c.    Laporan disampaikan paling lambat 14 hari setelah pelaksanaan kegiatan;

d.    Jika kegiatan sebelumnya tidak dilaporkan  hasilnya, maka untuk kegiatan berikutnya tidak akan direkomendasi.

BAB III

PERLENGKAPAN ORGANISASI

Pasal 8

Cap/Stempel organisasi

1.     Bentuk stempel bulat, tulisan nama organisasi dan MTs. Syafiiyah Besuk Probolinggo melingkar di luar bulatan paling dalam, baik MPK maupun OSIS, dan dibagian tengah tertulis OSIS;

2.     Tinta yang digunakan berwarna biru/ungu.

Pasal 9

Seragam

1.     Seragam resmi OSIS adalah kemeja/jas almamater yang telah ditetapkan oleh pihak pengelola MTs. Syafiiyah;

2.     Lambang Organisasi OSIS dibordir di dada kiri dan plat nama di dada kanan.

Pasal 10

Buku Perlengkapan organisasi

1.     Buku Anggota untuk mencatat semua nama anggota OSIS berdasarkan UKS yang diikuti;

2.     Buku Pedoman Penyelenggaraan Organisasi OSIS adalah buku panduan berisi penjelasan tentang OSIS, AD/ART, GBHO dan pedoman keadministrasian organisasi;

3.     Buku Agenda untuk mencatat surat keluar dan surat masuk;

4.    Buku Notulen Rapat/Pertemuan adalah catatan singkat    tentang sesuatu  yang dibicarakan dalam agenda rapat yang memuat nama (jenis pertemuan), waktu, tempat, Jumlah yang hadir, nama dan jabatan yang memimpin, isi pembicaraan, kesimpulan, dan keputusan yang diambil;

5.     Buku Keuangan, adalah buku yang berisi catatan sirkulasi keuangan OSIS, baik dana iuran bulanan anggota yang diterima, maupun pembelanjaan dana tersebut.

BAB IV

ADMINISTRASI KEUANGAN

Pasal 11

Penggalangan Dana OSIS

1.     Iuran dana kegiatan yang ditetapkan dalam AD/ART OSIS dibayarkan bulanan bersama (menjadi satu) dalam Iuran Kegiatan UKS kepada Bendahara OSIS;

3.     Bendahara OSIS mencatat segala pemasukan dana, memilah Iuran Anggota OSIS (IAO), dan selanjutnya menyerahkan IAO pada bendahara MTs. Syafiiyah dengan berita acara penyerahan yang diketahui/ditanda-tangani pembina OSIS;

4.     Pembina OSIS turut memeriksa dan mengontrol keuangan Kegiatan OSIS.

Pasal 12

Pencatatan Keuangan

1.     Bendahara OSIS mencatat segala pemasukan dana pada buku sirkulasi keuangan, terdiri dari : Tanggal Penerimaan, Keterangan/Uraian Penerimaan, Debet, dan Saldo. Kolom Kredit hanya diisi pengeluaran atau pembelanjaan dana;

2.     Bendahara OSIS selanjutnya menyerahkan semua Iuran Anggota OSIS kepada Bendahara MTs. Syafiiyah sebagai tabungan OSIS, dengan menunjukkan buku sirkulasi keuangan yang ditandatangani ketua, bendahara dan pembina OSIS;

3.     Pembina OSIS turut memeriksa dan mengontrol sirkulasi keuangan dari Iuran Anggota OSIS;

4.     Bendahara OSIS setiap bulannya wajib melaporkan perkembangan kas OSIS (keluar-masuknya dana) kepada seluruh anggota melalui papan pengumuman.

Pasal 13

Pencairan Dana

1.     Bendahara MTs. Syafiiyah sesuai AD/ART OSIS Pasal 3 ayat 2 poin c memilah dana Iuran Anggota OSIS (IAO) untuk memudahkan proses pemeriksaan keuangan;

2.     Pencairan dana Iuran Anggota OSIS dilakukan dengan cara membuat surat permohonan pencairan dana ditujukan dan diajukan kepada Kepala MTs. Syafiiyah besuk dengan ditandatangani Ketua, Bendahara dan diketahui Pembina OSIS pusat jika yang mengajukan adalah pengurus OSIS, atau Ketua dan sekretaris MPK diketahui Pembina OSIS pusat jika yang mengajukan adalah pengurus MPK. Surat permohonan diketik-print rapi dan dilampiri daftar rencana penggunaan/ pembelanjaan dana;

3.     Dana yang dicairkan kembali dicatat sebagai pemasukan dalam buku sirkulasi keuangan oleh bendahara OSIS;

4.     Semua pemasukan dan pengeluaran dicatat dan dilaporkan kepada pembina OSIS pusat setiap bulannya.

BAB V

Penutup

Hal-hal yang belum diatur dalam Pedoman Keadministrasian dan Keuangan ini, ditetapkan berdasarkan musyawarah untuk mufakat, baik di tingkat pengurus OSIS maupun pengurus MPK.